Apa Itu Audit Internal ISO/IEC 17025?
Audit internal merupakan salah satu bagian penting dalam penerapan sistem manajemen laboratorium berdasarkan ISO/IEC 17025:2017.
Melalui audit internal, laboratorium dapat mengevaluasi apakah kegiatan yang dilaksanakan sudah sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan, baik persyaratan ISO/IEC 17025 maupun prosedur dan ketentuan internal laboratorium.
Audit internal bukan sekadar kegiatan untuk mencari kesalahan atau menemukan ketidaksesuaian. Audit seharusnya digunakan sebagai sarana untuk melihat apakah sistem yang telah dibangun benar-benar diterapkan, dipelihara, dan berjalan secara efektif.
Karena itu, audit internal yang baik tidak hanya berfokus pada pemeriksaan dokumen, tetapi juga melihat bagaimana proses berlangsung dalam aktivitas laboratorium sehari-hari.
Mengapa Audit Internal Penting bagi Laboratorium?
Laboratorium dapat memiliki prosedur, instruksi kerja, formulir, dan berbagai dokumen sistem manajemen yang lengkap. Namun, keberadaan dokumen tersebut belum tentu menunjukkan bahwa seluruh proses telah dilaksanakan sesuai ketentuan.
Audit internal membantu laboratorium membandingkan antara apa yang seharusnya dilakukan dengan apa yang benar-benar dilakukan.
Dari proses tersebut, laboratorium dapat mengidentifikasi ketidaksesuaian, kelemahan sistem, peluang perbaikan, maupun praktik yang sudah berjalan dengan baik.
Hasil audit juga dapat menjadi salah satu masukan penting bagi manajemen dalam melakukan evaluasi terhadap sistem manajemen laboratorium.
Apa yang Perlu Dipersiapkan Sebelum Audit?
Audit internal yang efektif sebaiknya tidak dimulai ketika auditor sudah berada di lapangan. Persiapannya perlu dilakukan sejak tahap perencanaan.
Beberapa hal yang perlu dipersiapkan antara lain:
- program audit internal;
- tujuan dan ruang lingkup audit;
- kriteria audit;
- penetapan auditor;
- jadwal pelaksanaan;
- rencana audit;
- dokumen dan rekaman yang relevan; serta
- checklist atau panduan audit jika diperlukan.
Auditor juga perlu memahami proses yang akan diaudit. Dengan demikian, pertanyaan audit tidak berhenti pada pertanyaan seperti “Apakah prosedurnya tersedia?”, tetapi dapat berkembang menjadi “Bagaimana prosedur tersebut diterapkan dan apa bukti penerapannya?”
Tahapan Pelaksanaan Audit Internal ISO/IEC 17025
Secara praktis, pelaksanaan audit dapat dibagi menjadi beberapa tahapan.
Perencanaan audit dilakukan untuk menentukan apa yang akan diaudit, siapa yang melakukan audit, kapan audit dilaksanakan, serta kriteria yang digunakan.
Selanjutnya dilakukan persiapan audit, termasuk mempelajari dokumen terkait dan menyusun rencana pemeriksaan.
Pada saat pelaksanaan audit, auditor mengumpulkan bukti melalui wawancara, observasi kegiatan, pemeriksaan dokumen, serta pemeriksaan rekaman.
Bukti tersebut kemudian dibandingkan dengan kriteria audit untuk menentukan kesesuaiannya.
Setelah proses audit selesai, hasil audit perlu didokumentasikan dan dilaporkan kepada pihak terkait.
Apabila ditemukan ketidaksesuaian, laboratorium perlu melakukan tindak lanjut sesuai sistem tindakan korektif yang diterapkan.
Apa yang Diperiksa Saat Audit Internal?
Audit internal ISO/IEC 17025 tidak hanya berkaitan dengan dokumen sistem manajemen.
Auditor dapat memeriksa berbagai aspek, misalnya kompetensi personel, kondisi fasilitas, peralatan, ketertelusuran metrologi, penerimaan sampel atau barang uji, penerapan metode, pengendalian data, jaminan keabsahan hasil, pelaporan hasil, hingga pengendalian pekerjaan yang tidak sesuai.
Contohnya, ketika mengaudit kompetensi personel, auditor tidak cukup hanya menemukan sertifikat pelatihan.
Auditor perlu melihat apakah laboratorium mempunyai bukti bahwa personel tersebut telah dievaluasi kompetensinya dan diberi kewenangan sesuai kegiatan yang dilakukan.
Prinsip yang sama berlaku pada area lainnya: auditor mencari bukti objektif, bukan sekadar jawaban atau keberadaan dokumen.
Bagaimana Menulis Temuan Audit?
Temuan audit sebaiknya ditulis berdasarkan fakta dan bukti objektif yang ditemukan selama audit.
Temuan yang baik harus menjelaskan kondisi yang ditemukan secara jelas sehingga auditee dapat memahami permasalahannya.
Hindari membuat temuan hanya berdasarkan asumsi auditor.
Sebagai contoh, dibanding menulis:
“Laboratorium belum mengelola kompetensi personel dengan baik.”
akan lebih jelas jika auditor menjelaskan bukti objektif yang ditemukan, misalnya personel tertentu telah melaksanakan kegiatan pengujian tetapi bukti evaluasi kompetensi atau kewenangannya belum tersedia.
Dengan pendekatan seperti ini, temuan menjadi lebih mudah dianalisis dan ditindaklanjuti.
Audit Internal Tidak Berakhir pada Laporan Audit
Salah satu kesalahan yang dapat terjadi adalah menganggap audit selesai ketika laporan sudah dibuat.
Padahal, manfaat audit justru sangat bergantung pada apa yang dilakukan setelah temuan diperoleh.
Laboratorium perlu melakukan koreksi apabila diperlukan, menganalisis penyebab ketidaksesuaian, menentukan tindakan korektif yang sesuai, serta mengevaluasi efektivitas tindakan tersebut.
Tujuannya bukan hanya menutup temuan, tetapi mencegah masalah yang sama terjadi kembali.
Kompetensi Auditor Internal Juga Penting
Kualitas audit sangat dipengaruhi oleh kompetensi auditor.
Auditor perlu memahami persyaratan ISO/IEC 17025, prinsip dan teknik audit, proses laboratorium yang diaudit, serta cara mengumpulkan dan mengevaluasi bukti objektif.
Kemampuan komunikasi juga penting. Auditor perlu mampu menggali informasi tanpa membuat proses audit berubah menjadi interogasi.
Audit yang efektif seharusnya membantu laboratorium memperoleh gambaran nyata mengenai penerapan sistemnya.
Tingkatkan Kompetensi Auditor Internal Laboratorium
Audit internal yang baik bukan sekadar memenuhi jadwal tahunan atau persyaratan akreditasi.
Audit dapat menjadi alat evaluasi untuk membantu laboratorium menemukan kesenjangan antara dokumen, penerapan, dan bukti objektif sebelum permasalahan berkembang lebih jauh.
SPIN Sinergi menyediakan program Training Audit Internal ISO/IEC 17025 untuk membantu personel laboratorium memahami proses audit mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan, penulisan temuan, pelaporan, hingga tindak lanjut hasil audit.
Ingin mengetahui jadwal atau mendiskusikan kebutuhan training?